updated 12:19 PM CEST, May 19, 2018
A+ A A-

Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto go wdrożyć w 2018?

  • Napisane przez MaP
  • Dział: Biznes
Wyróżniony Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto go wdrożyć w 2018? pexels.com

Aż 42% przedsiębiorstw codziennie zmaga się z problemem nieefektywnego przetwarzania dokumentów w formie papierowej.

Przy tym 70% respondentów uskarża się na zbyt długi czas poświęcany na wyszukiwanie konkretnych treści - wynika z badania przeprowadzonego przez organizację AIIM (Association for Information and Image Management).

Częstym przypadkiem jest również zaginięcie istotnej z punktu widzenia firmy dokumentacji – według szacunków może to dotyczyć nawet 7,5% wszystkich dokumentów w przedsiębiorstwach – uważa w komentarzu firma Konica Minolta. 
Z tym problemem zetknęła się m.in. instytucja, która zajmuje się użyczaniem kredytów studenckich w Stanach Zjednoczonych. W wyniku zniknięcia dokumentów dotyczących dziesiątek tysięcy kredytobiorców, National Collegiate Student Loan Trusts naraziła się w zeszłym roku na straty około 5 mld dol.

Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w ramach systemu do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (Enterprise Content Management). ECM to strategie, metody i narzędzia, które pozwalają na inteligentną klasyfikację, archiwizację, przetwarzanie danych oraz dokumentów papierowych do formy cyfrowej. Dzięki temu są one łatwo dostępne dla osób, które potrzebują ich w codziennej pracy biurowej. Szacuje się, że do 2021 r. wartość rynku ECM może osiągnąć ponad 66 mld dol.
Według ekspertów z firmy Konica Minolta istnieje kilka podstawowych symptomów, które świadczą o tym, że warto byłoby rozważyć wdrożenie optymalizacji i automatyzację procesu obiegu dokumentów. Przykładowe z nich to:

  • długi czas realizacji procesu obsługi dokumentu;
  • utrudnione i czasochłonne znajdowanie potrzebnych informacji;
  • błędy w sposobie opisywania dokumentów oraz duża pracochłonność ich wyjaśniania;
  • brak kontroli nad wersjami dokumentów i osobami za nie odpowiedzialnymi;
  • brak skutecznego zapewnienia bezpieczeństwa informacji;
  • przekroczenia terminów w realizacji spraw;
  • brak nadzoru nad przepływem prac.

Korzyści, jakie daje wdrożenie rozwiązania z zakresu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, to przede wszystkim:
1. Oszczędność miejsca

Wdrożenie ECM polega m.in. na digitalizacji większości procesów zachodzących w firmie, z jednoczesną rezygnacją z niezbędnego do tej pory papieru. Tym samym firma nie potrzebuje koniecznego wcześniej miejsca magazynowego. 

  1. Oszczędność czasu na wyszukiwanie treści
    Według badania przeprowadzonego przez AIIM aż 56% respondentów chciałoby zautomatyzować i usystematyzować proces klasyfikowania dokumentów w firmach, żeby ułatwić ich późniejsze wyszukiwanie. Elektroniczna archiwizacja wszystkich danych przekłada się na większą wydajność operacyjną, ponieważ każdy pracownik może uzyskać dostęp do przechowywanych informacji, kiedy tylko ich potrzebuje. Ponadto, funkcjonalność wersjonowania plików pozwala uprawnionym użytkownikom na śledzenie wszystkich czynności wykonywanych przy poszczególnych dokumentach, kontrolowanie wersji oraz historii zmian.
  2. Oszczędność pieniędzy na utrzymanie
    Firma nie musi wydawać już pieniędzy na inwestycje w rozwijanie i wspieranie dotychczasowej infrastruktury czy konserwację nowych serwerów. Wdrożenie i instalacja oprogramowania odbywa się jednorazowo, a później na bieżąco aktualizowana jest przez specjalistów z branży ECM. Rozwiązanie ECM nie wymaga zakupów nowego sprzętu – wystarczą dotychczasowe urządzenia (komputer, laptop, telefon, tablet itp.) oraz połączenie z internetem.

Wartość dodana – bezpieczeństwo

Dla większości firm najważniejszym aspektem związanym z obiegiem treści w firmie jest bezpieczeństwo danych – szczególnie w perspektywie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które zacznie obowiązywać od 25 maja 2018 r. 
– Obecnie większość firm prawdopodobnie przestałaby istnieć w ciągu kilku tygodni, gdyby doszło do utraty dokumentacji papierowej z powodu pożaru lub powodzi. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć koszty. Firmy są w stanie ograniczyć wydatki związane z obsługą dokumentów nawet o 40%.  Bardzo istotnym aspektem jest również kwestia bezpieczeństwa. Rozwiązania ECM wyposażone są w kompleksowe ścieżki audytu i proaktywne techniki raportowania, które mogą być wykorzystane przez firmy do śledzenia podejrzanych zachowań, takich jak niestandardowe schematy korzystania, bądź logowanie się po godzinach pracy – mówi Marta Kudła, IT Services Portfolio Manager w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Warszawa