updated 4:42 PM CEST, Jun 21, 2018
A+ A A-

Zarządzamy dokumentacją by zmniejszać koszty

Wyróżniony Zarządzamy dokumentacją by zmniejszać koszty Fot. OSG

Z Jolantą Augustyniak, Dyrektorem OSG Records Management Group, laureatką TOP 20 Najlepszych Menedżerów na czas kryzysu tygodnika Wprost, rozmawia Maciej Pawlak.

Ustawa, zobowiązująca służbę zdrowia do tworzenia i przechowywania archiwów w formie elektronicznej jeszcze nie weszła w życie. OSG pozyskało już klientów z rynku opieki zdrowotnej. Jak ten segment waszej działalności będzie rozwijał się w najbliższym czasie?

Już kilka zakładów opieki zdrowotnej z satysfakcją korzysta z usług OSG. Kilkanaście dalszych jest w trakcie finalizowania umów. Jednocześnie obserwujemy zjawisko odkładania decyzji na „później” tzw. syndrom „ostatniej chwili”. Przy okazji dostrzegliśmy, że pojawił się ciekawy aspekt mentalny: nasi rozmówcy zaczynają podejmować temat archiwizacji rozumiejąc, że jest to kolejny obszar działalności szpitala, który należy powierzyć zewnętrznym profesjonalnym firmom. Outsourcing już przestał być w kontekście zakładów opieki zdrowotnej i szpitali obcym słowem. Ponadto należy pamiętać, że archiwa szpitalne z często mieszczą się na poddaszu lub w piwnicy lub innych pomieszczeniach o obniżonych standardach. Może to stanowić poważne zagrożenie konstrukcyjne a także wiązać się z ryzykiem pożaru lub zalania. Większość szpitali to stare, często zabytkowe budynki, a pomieszczenia przeznaczone na ich archiwa nie spełniają nawet podstawowych wymogów oraz przepisów. Pojawia się pytanie, czy w takich warunkach lokalowych można zapewnić całkowite bezpieczeństwo gromadzonej dokumentacji. Zaś my jako pacjenci odczuwamy niski poziom świadczonych usług w tych placówkach. Bo jest np. problem z wyjęciem kopii karty zdrowia, a lekarze – zamiast udzielać porad, większą część wizyty chorego poświęcają na wypełnianie różnego typu dokumentacji. OSG wyszło naprzeciw wszystkim potrzebom i oczekiwaniom tego rodzaju placówek dostosowując swoją indywidualną ofertę dlatego właśnie sektora klientów. Korzystanie z usług zewnętrznego dostawcy poprzez outsourcing przechowywania papierowej dokumentacji medycznej oraz bardzo szybki i sprawny dostęp do archiwalnej kopii kart pacjentów oraz zastosowanie dokumentacji elektronicznej ma na celu poniesienie stanu wiedzy pacjentów o swoim stanie zdrowiu. Na co wszyscy czekamy.

Jak rozwiązać problem bezpieczeństwa dokumentacji medyczne w zakładach opieki zdrowotnej?

Cyfryzacja w gospodarce zmusi również szpitale i pozostałe placówki służby zdrowia do znalezienia narzędzia do utrzymania odpowiedniej jakości świadczeń zdrowotnych. Szpitale nie będą w stanie same sobie z tym poradzić stąd właśnie outsourcowanie większości usług stanie się standardem. Pojawili się na szczęście profesjonalni menedżerowie młodego pokolenia, którzy są tego świadomi. Nawiązujemy z nimi kontakt i przedstawiamy naszą ofertę prowadzenia archiwum w specjalnych pomieszczeniach spełniających wszystkie normy bezpieczeństwa. Pomagamy zoptymalizować zadania związane z gromadzeniem i zarządzaniem dokumentacją aby generowała mniejsze koszty. Ważne jest to, że prowadzenie archiwizacji przez zewnętrzny podmiot, który specjalizuje się w tej usłudze jest tańsze od realizacji tego zadania samodzielnie przez zakład opieki zdrowotnej.

Jak OSG dba o bezpieczeństwo przechowywanych danych, by nie dostały się one w niepowołane ręce?

Obecnie dysponujemy archiwami o powierzchni 20 tys. mkw., które spełniają najwyższe standardy dla przechowywania dokumentacji. Każde archiwum jest objęte monitoringiem przemysłowym oraz ścisłymi procedurami wstępu pracowników. Posiadamy autorski system do zarządzania archiwum dokumentacji papierowej. Stosujemy randomizację. Polega ona na tym, że kiedy potrzebny jest jakiś dokument, to pudło, w którym się znajduje, jest wyjmowane z regału, ale już nie wraca z powrotem na to samo miejsce, tylko jest umieszczany w innym miejscu. Jednocześnie każde pudło jest jednakowe i opisane tylko i wyłącznie kodem kreskowym. Wobec tego nikt nie jest w stanie zlokalizować konkretnych dokumentów, bez dostępu do naszego systemu. Mówiąc wprost, archiwum jest tak zorganizowane, że złodziej nie jest wstanie znaleźć i wykraść konkretnego dokumentu. Musiałby bowiem ukraść zawartość wszystkich naszych archiwów, a potem poświęcić kilka lat na szukanie tego co by mu się przydało.

Czy Państwo działacie także na rzecz prywatnej służby zdrowia?

Oczywiście. W prywatnych zakładach opieki zdrowotnej kryteria kosztów, oszczędności, wydajności, efektywności i jakości obsługi pacjentów są kluczowe. Dlatego tam rozmowy o outsourcingu przechowywania dokumentacji pacjentów idą bardzo sprawnie, tym bardziej, że jest też szybsza decyzyjność.

Czy branża zarządzania dokumentacją przeżywa kryzys?

Kryzys dotyczy podmiotów, które nie dostosowują swojej oferty do potrzeb rynku, a mają wygórowane ceny. Różnego typu dokumenty zawsze będą wytwarzane i to zarówno w formie elektronicznej, jak i tradycyjnej – papierowej. To wynika z mentalności ludzkiej, a także z przepisów archiwizacyjnych. Chociaż odchodzimy od dokumentacji papierowej, to sami wiemy, że jak dotąd nikt nie znalazł innego nośnika informacji, który by przetrwał dłużej niż papier. Dlatego też, papier będzie zawsze towarzyszył nam w życiu.

{jumi [*9]}

Warszawa

Polityka Prywatności

W celu realizacji obowiązku informacyjnego, zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. poniżej przekazujemy „klauzulę informacyjną” z prośbą o zapoznanie się.


Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Impresja Studio Promocji z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Drewnianej 5 lok. 3,. Poniżej znajdziesz wszelkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z realizacją usługi informacyjnej.

2. Przedstawicielem Administratora jest Tomasz Brzozowski: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

3. Dane osobowe przetwarzane są w celu w celu świadczenia usług informacyjnych przez Wydawnictwo Wasze Podróże oraz w celach marketingowych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - „RODO”).

4. Dane będą przetwarzane w celach marketingowych do momentu wycofania przez Ciebie zgody na takie przetwarzanie.

W zakresie usług Impresja Studio PR Twoje dane będą przetwarzane przez okres, w którym usługi te będą świadczone oraz, w uzasadnionych wypadkach, po zakończeniu ich świadczenia, jednak wyłącznie jeżeli jest dozwolone lub wymagane w świetle obowiązującego prawa np. przetwarzanie w celach statystycznych, rozliczeniowych lub w celu dochodzenia roszczeń. W takim przypadku dane będą przetwarzane jedynie przez okres niezbędny do realizacji odpowiednich celów.

5. Po zakończeniu przetwarzania danych osobowych w pierwotnym celu, dane będą, w uzasadnionych wypadkach, przetwarzane po zakończeniu ich świadczenia, jednak wyłącznie jeżeli jest dozwolone lub wymagane w świetle obowiązującego prawa np. przetwarzanie w celach statystycznych, rozliczeniowych lub w celu dochodzenia roszczeń. W takim przypadku dane będą przetwarzane jedynie przez okres niezbędny do realizacji odpowiednich celów.

6. Podanie danych jest dobrowolne

7. Twoje dane osobowe nie będą przekazywane.

8. Jako administrator Twoich danych, zapewniamy Ci prawo dostępu do Twoich danych, możesz je również sprostować, żądać ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Możesz także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody, przysługuje Ci prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Informujemy także, że przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.

9. Na niniejszej witrynie znajdują się wtyczki społecznościowe serwisu Facebook: „Lubię to”, które są powiązane z serwisem Facebook. Pod naszym artykułami umieszczany jest kod odwołujący się do serwisu Facebook. Używając przycisku „Lubię to”, użytkownik loguje się do serwisu Facebook, w którym obowiązują zasady ochrony prywatności określone przez serwis Facebook.

10. Ta strona zbiera w sposób automatyczny informacje zawarte w plikach cookies i wykorzystuje je w celach statystycznych oraz do usprawnienia funkcjonowania serwisu. Pliki Cookiem są też zbierane przez Google Analytics. Pliki cookies są plikami tekstowymi, które przechowywane są w komputerze użytkownika serwisu.

Wykorzystujemy dwa rodzaje plików cookies – tymczasowe i stałe. Pliki tymczasowe przechowywane są do momentu opuszczenia przez Ciebie naszej strony (poprzez wejście na inną stronę, wylogowanie lub wyłączenie przeglądarki). Pliki stałe przechowywane są w Twoim komputerze do czasu ich usunięcia lub przez czas wynikający z ich ustawień.

W każdej chwili możesz dokonać zmiany ustawień swojej przeglądarki, aby zablokować obsługę plików cookies lub każdorazowo uzyskiwać informacje o ich umieszczeniu w swoim urządzeniu. Inne dostępne opcje możesz sprawdzić w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Większość przeglądarek domyślnie jest ustawione na akceptację zapisu plików cookies w komputerze. Informacje dotyczące ustawień przeglądarek internetowych dostępne są w jej menu (pomoc) lub na stronie jej producenta.

Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie cookies zgodnie z ustawieniami Twojej przeglądarki.