updated 3:02 PM CET, Nov 16, 2018
Na żywo:
A+ A A-

Zarządzamy dokumentacją by zmniejszać koszty

Wyróżniony Zarządzamy dokumentacją by zmniejszać koszty Fot. OSG

Z Jolantą Augustyniak, Dyrektorem OSG Records Management Group, laureatką TOP 20 Najlepszych Menedżerów na czas kryzysu tygodnika Wprost, rozmawia Maciej Pawlak.

Ustawa, zobowiązująca służbę zdrowia do tworzenia i przechowywania archiwów w formie elektronicznej jeszcze nie weszła w życie. OSG pozyskało już klientów z rynku opieki zdrowotnej. Jak ten segment waszej działalności będzie rozwijał się w najbliższym czasie?

Już kilka zakładów opieki zdrowotnej z satysfakcją korzysta z usług OSG. Kilkanaście dalszych jest w trakcie finalizowania umów. Jednocześnie obserwujemy zjawisko odkładania decyzji na „później” tzw. syndrom „ostatniej chwili”. Przy okazji dostrzegliśmy, że pojawił się ciekawy aspekt mentalny: nasi rozmówcy zaczynają podejmować temat archiwizacji rozumiejąc, że jest to kolejny obszar działalności szpitala, który należy powierzyć zewnętrznym profesjonalnym firmom. Outsourcing już przestał być w kontekście zakładów opieki zdrowotnej i szpitali obcym słowem. Ponadto należy pamiętać, że archiwa szpitalne z często mieszczą się na poddaszu lub w piwnicy lub innych pomieszczeniach o obniżonych standardach. Może to stanowić poważne zagrożenie konstrukcyjne a także wiązać się z ryzykiem pożaru lub zalania. Większość szpitali to stare, często zabytkowe budynki, a pomieszczenia przeznaczone na ich archiwa nie spełniają nawet podstawowych wymogów oraz przepisów. Pojawia się pytanie, czy w takich warunkach lokalowych można zapewnić całkowite bezpieczeństwo gromadzonej dokumentacji. Zaś my jako pacjenci odczuwamy niski poziom świadczonych usług w tych placówkach. Bo jest np. problem z wyjęciem kopii karty zdrowia, a lekarze – zamiast udzielać porad, większą część wizyty chorego poświęcają na wypełnianie różnego typu dokumentacji. OSG wyszło naprzeciw wszystkim potrzebom i oczekiwaniom tego rodzaju placówek dostosowując swoją indywidualną ofertę dlatego właśnie sektora klientów. Korzystanie z usług zewnętrznego dostawcy poprzez outsourcing przechowywania papierowej dokumentacji medycznej oraz bardzo szybki i sprawny dostęp do archiwalnej kopii kart pacjentów oraz zastosowanie dokumentacji elektronicznej ma na celu poniesienie stanu wiedzy pacjentów o swoim stanie zdrowiu. Na co wszyscy czekamy.

Jak rozwiązać problem bezpieczeństwa dokumentacji medyczne w zakładach opieki zdrowotnej?

Cyfryzacja w gospodarce zmusi również szpitale i pozostałe placówki służby zdrowia do znalezienia narzędzia do utrzymania odpowiedniej jakości świadczeń zdrowotnych. Szpitale nie będą w stanie same sobie z tym poradzić stąd właśnie outsourcowanie większości usług stanie się standardem. Pojawili się na szczęście profesjonalni menedżerowie młodego pokolenia, którzy są tego świadomi. Nawiązujemy z nimi kontakt i przedstawiamy naszą ofertę prowadzenia archiwum w specjalnych pomieszczeniach spełniających wszystkie normy bezpieczeństwa. Pomagamy zoptymalizować zadania związane z gromadzeniem i zarządzaniem dokumentacją aby generowała mniejsze koszty. Ważne jest to, że prowadzenie archiwizacji przez zewnętrzny podmiot, który specjalizuje się w tej usłudze jest tańsze od realizacji tego zadania samodzielnie przez zakład opieki zdrowotnej.

Jak OSG dba o bezpieczeństwo przechowywanych danych, by nie dostały się one w niepowołane ręce?

Obecnie dysponujemy archiwami o powierzchni 20 tys. mkw., które spełniają najwyższe standardy dla przechowywania dokumentacji. Każde archiwum jest objęte monitoringiem przemysłowym oraz ścisłymi procedurami wstępu pracowników. Posiadamy autorski system do zarządzania archiwum dokumentacji papierowej. Stosujemy randomizację. Polega ona na tym, że kiedy potrzebny jest jakiś dokument, to pudło, w którym się znajduje, jest wyjmowane z regału, ale już nie wraca z powrotem na to samo miejsce, tylko jest umieszczany w innym miejscu. Jednocześnie każde pudło jest jednakowe i opisane tylko i wyłącznie kodem kreskowym. Wobec tego nikt nie jest w stanie zlokalizować konkretnych dokumentów, bez dostępu do naszego systemu. Mówiąc wprost, archiwum jest tak zorganizowane, że złodziej nie jest wstanie znaleźć i wykraść konkretnego dokumentu. Musiałby bowiem ukraść zawartość wszystkich naszych archiwów, a potem poświęcić kilka lat na szukanie tego co by mu się przydało.

Czy Państwo działacie także na rzecz prywatnej służby zdrowia?

Oczywiście. W prywatnych zakładach opieki zdrowotnej kryteria kosztów, oszczędności, wydajności, efektywności i jakości obsługi pacjentów są kluczowe. Dlatego tam rozmowy o outsourcingu przechowywania dokumentacji pacjentów idą bardzo sprawnie, tym bardziej, że jest też szybsza decyzyjność.

Czy branża zarządzania dokumentacją przeżywa kryzys?

Kryzys dotyczy podmiotów, które nie dostosowują swojej oferty do potrzeb rynku, a mają wygórowane ceny. Różnego typu dokumenty zawsze będą wytwarzane i to zarówno w formie elektronicznej, jak i tradycyjnej – papierowej. To wynika z mentalności ludzkiej, a także z przepisów archiwizacyjnych. Chociaż odchodzimy od dokumentacji papierowej, to sami wiemy, że jak dotąd nikt nie znalazł innego nośnika informacji, który by przetrwał dłużej niż papier. Dlatego też, papier będzie zawsze towarzyszył nam w życiu.

{jumi [*9]}

Warszawa