updated 1:57 PM CEST, Aug 20, 2018
Na żywo:
A+ A A-

Dokumentacja budowlana zwiększy efektywność pracy

Wyróżniony Dokumentacja budowlana zwiększy efektywność pracy Fot. Autostrada Eksploatacja SA

Rozmowa zamieszczona na portalu BiznesAlert.pl z Hanną Rybitwą, dyrektorem ds. personalnych i administracji Autostrada Eksploatacja SA, firmy operatorskiej, zajmującej się bieżącą eksploatacją 255- km odcinka autostrady A2 pomiędzy Koninem a Świeckiem, prowadzącą zarówno utrzymanie zimowe i letnie, jak i pobór opłat.

Dlaczego Autostrada Eksploatacja SA zdecydowała się na digitalizację dokumentacji budowlanej powykonawczej? Jakie to przynosi Pani firmie oszczędności w skali rocznej?
Przede wszystkim czas, który należy poświecić na odszukanie konkretnego dokumentu. W przypadku dokumentów elektronicznych dostęp jest błyskawiczny, zza biurka, bez konieczności odwiedzania archiwum i przeglądania segregatorów, dlatego zdecydowaliśmy się na digitalizację dokumentów, które dotąd posiadaliśmy tylko w wersji papierowej.

Jakie inne korzyści (np. organizacyjne, powierzchniowe) osiągnęliście Państwo dzięki e-Archiwum?
Wygodny i szybki dostęp do dokumentów powoduje znaczny wzrost efektywności pracy, dodatkowo zyskaliśmy przestrzeń biurową oraz oszczędności związane z powielaniem dokumentów (papier, tusz itp.).

Jak wiele gromadzi Pani firma tego typu dokumentacji?
Digitalizacja objęła ok. 100 pudeł archiwizacyjnych dokumentacji.

Czy Pani firma sama zajęła się procesem digitalizacji dokumentów czy też wykorzystaliście Państwo outsourcing?
Digitalizację powierzyliśmy OSG Polska, ponieważ od wielu lat świadczy tego typu usługi i dysonuje niezbędnym doświadczeniem, umiejętnościami i narzędziami. Dzięki outsourcingowi nie musieliśmy kupować sprzętu do digitalizacji i angażować swoich pracowników, całym procesem zajęła się firma zewnętrzna, od archiwizacji, przez skanowania i indeksowania, po przechowywanie i udostępnienie dokumentacji w obu wersjach. Co istotne, przeglądając wersję elektroniczną możemy jednym kliknięciem zamówić dostawę oryginału dokumentu.

Czy digitalizujecie Państwo także inne dokumenty wytwarzane w Autostradzie Eksploatacja?
Dotychczasowe pozytywne doświadczenia spowodował, że zamierzamy rozwijać e-Archiwum OSG Polska w kolejnych obszarach naszej działalności.

W jaki sposób w e-Archiwum zapewnione jest bezpieczeństwo przechowywanych
danych przed niepożądanym dostępem do nich osób trzecich czy ewentualnymi atakami hakerów?
Tylko upoważnieni pracownicy mają dostęp do e-Archiwum, posiadają indywidualny login i hasło, podgląd dokumentów odbywa się z wykorzystaniem takiej samej technologia, jak w przypadku bankowości elektronicznej, transfer danych jest zabezpieczony certyfikatem SSL.

Jaką widzi Pani przyszłość w Polsce gromadzenia e-Archiwów przez inne firmy? Czy możliwe będzie zupełnie wyparcie papierowej dokumentacji w przedsiębiorstwach i instytucjach?
Oczywiście wyparcie papierowej dokumentacji musi postępować zgodne z polskim prawem, na dzień dzisiejszy jest możliwe np. w przypadku faktur. Natomiast z naszych doświadczeń wynika, że warto zainwestować w digitalizację dokumentacji do której sięgamy na co dzień, ponieważ przynosi to wymierne oszczędności czasu pracy, przestrzeni biurowej oraz sprzętu i serwisu, nawet jeśli wersję papierową należy utrzymywać ze względów prawnych.

Całość:

http://biznesalert.pl/rybitwa-e-dokumentacja-budowlana-zwiekszy-efektywnosc-pracy/

Warszawa

Polityka Prywatności

W celu realizacji obowiązku informacyjnego, zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. poniżej przekazujemy „klauzulę informacyjną” z prośbą o zapoznanie się.


Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Impresja Studio Promocji z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Drewnianej 5 lok. 3,. Poniżej znajdziesz wszelkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z realizacją usługi informacyjnej.

2. Dane osobowe przetwarzane są w celu w celu świadczenia usług informacyjnych oraz w celach marketingowych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - „RODO”).

3. Dane będą przetwarzane w celach marketingowych do momentu wycofania przez Ciebie zgody na takie przetwarzanie.

W zakresie usług Impresja Studio PR Twoje dane będą przetwarzane przez okres, w którym usługi te będą świadczone oraz, w uzasadnionych wypadkach, po zakończeniu ich świadczenia, jednak wyłącznie jeżeli jest dozwolone lub wymagane w świetle obowiązującego prawa np. przetwarzanie w celach statystycznych, rozliczeniowych lub w celu dochodzenia roszczeń. W takim przypadku dane będą przetwarzane jedynie przez okres niezbędny do realizacji odpowiednich celów.

4. Po zakończeniu przetwarzania danych osobowych w pierwotnym celu, dane będą, w uzasadnionych wypadkach, przetwarzane po zakończeniu ich świadczenia, jednak wyłącznie jeżeli jest dozwolone lub wymagane w świetle obowiązującego prawa np. przetwarzanie w celach statystycznych, rozliczeniowych lub w celu dochodzenia roszczeń. W takim przypadku dane będą przetwarzane jedynie przez okres niezbędny do realizacji odpowiednich celów.

5. Podanie danych jest dobrowolne

6. Twoje dane osobowe nie będą przekazywane.

7. Jako administrator Twoich danych, zapewniamy Ci prawo dostępu do Twoich danych, możesz je również sprostować, żądać ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Możesz także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody, przysługuje Ci prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Informujemy także, że przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.

8. Na niniejszej witrynie znajdują się wtyczki społecznościowe serwisu Facebook: „Lubię to”, które są powiązane z serwisem Facebook. Pod naszym artykułami umieszczany jest kod odwołujący się do serwisu Facebook. Używając przycisku „Lubię to”, użytkownik loguje się do serwisu Facebook, w którym obowiązują zasady ochrony prywatności określone przez serwis Facebook.

9. Ta strona zbiera w sposób automatyczny informacje zawarte w plikach cookies i wykorzystuje je w celach statystycznych oraz do usprawnienia funkcjonowania serwisu. Pliki Cookiem są też zbierane przez Google Analytics. Pliki cookies są plikami tekstowymi, które przechowywane są w komputerze użytkownika serwisu.

Wykorzystujemy dwa rodzaje plików cookies – tymczasowe i stałe. Pliki tymczasowe przechowywane są do momentu opuszczenia przez Ciebie naszej strony (poprzez wejście na inną stronę, wylogowanie lub wyłączenie przeglądarki). Pliki stałe przechowywane są w Twoim komputerze do czasu ich usunięcia lub przez czas wynikający z ich ustawień.

W każdej chwili możesz dokonać zmiany ustawień swojej przeglądarki, aby zablokować obsługę plików cookies lub każdorazowo uzyskiwać informacje o ich umieszczeniu w swoim urządzeniu. Inne dostępne opcje możesz sprawdzić w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Większość przeglądarek domyślnie jest ustawione na akceptację zapisu plików cookies w komputerze. Informacje dotyczące ustawień przeglądarek internetowych dostępne są w jej menu (pomoc) lub na stronie jej producenta.

Korzystając z tej strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie cookies zgodnie z ustawieniami Twojej przeglądarki
       

10. Przedstawicielem Administratora jest Tomasz Brzozowski Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.