Podczas gdy na zachodzie Europy większość spraw urzędowych można załatwić z poziomu komputera czy smartphona, w Polsce jedyną drogą wciąż pozostaje osobista wizyta w urzędzie. W większości instytucji szczytem informatyzacji jest elektroniczna rezerwacja „numerku”, co jednak marginalnie wpływa na oszczędność czasu petenta.
Na przeszkodzie procesów informatyzacji urzędów nie stoją jednak ani pieniądze, ani tym bardziej brak wykonawców. Problemem są tzw. infoafery, czyli patologie związane z informatyzacją instytucji publicznych i brak wiedzy u zamawiającego, który często po prostu nie wie, czego chce.
- Stoimy przed koniecznością, aby nasze instytucje mogły w większym zakresie korzystać z osiągnięć informatycznych. Jak dotąd wiele programów informatyzacji instytucji publicznych zawierało błędy – tłumaczy Wojciech Kutyła, wiceprezes Najwyższej Izby Kontroli. - My, jako NIK przeprowadziliśmy wiele kontroli dotyczących wdrażania systemów informatycznych w instytucjach publicznych. Niestety wyniki kontroli często wskazywały na szereg nieprawidłowości.
Jak tłumaczy Kutyła, osoby decyzyjne stojące na czele komisji przetargowych często same nie potrafią określić, jaki system będzie im potrzebny. Szybki rozwój nowych technologii sprawia, że osoby te zwyczajnie nie nadążają za dynamiką tych zmian. - Najczęściej zamawiający ma mniejszą wiedzę w zakresie zamówienia niż oferenci. Powoduje to sytuację, w której przedstawiciel instytucji zostaje pozostawiony samemu sobie wobec przedstawiciela oferenta – dodaje wiceprezes NIK.
Przetarg na obsługę procesu informatyzacji instytucji jest wynikiem skomplikowanego procesu. Jak wskazują eksperci, problemem jest też brak komunikacji pomiędzy urzędami, co sprowadza się do tego, że każdy urząd ma własny system, działający niezależnie. - Nie może być tak, że każdy uprawia własne poletko, ponieważ wdrażane systemy mają zakres szerszy niż jedna instytucja - mówi Jacek Czech z Krajowej Izby Gospodarczej. - Dostrzegam tu rolę dla Ministerstwa Cyfryzacji, jako wspólnej platformy komunikacji, jako wsparcia merytorycznego dla zamawiających. Aby doszło do przetargu potrzebna jest wizja, trzeba wiedzieć, czego się chce i jak ma to działać. Dlatego widzę tu resort, jako narodowego arbitra w sprawach informatyzacji.
Standaryzacja podobnych zamówień wydaję się być bardzo potrzebna. Ale jak tłumaczy Michał Wigurski, wiceprezes Atos Polska, firmy odpowiedzialnej m.in. za nową stronę internetową ZUS, na rynku istnieją narzędzia pozwalające na racjonalizacje zamówień. To metoda tzw. punktów funkcyjnych. - Dzięki zastosowaniu tej metody jesteśmy w stanie przewidzieć wiele zmiennych, coś dodać lub wykluczyć. Dzięki temu możemy zmniejszyć granice błędu przy przygotowywaniu przedmiotu zamówienia o 20 proc., dzięki temu planowanie staje się bardziej realistyczne – przekonuje Wigurski.
Z tym zdaje się zgadzać Kutyła, który potwierdza, że wiele błędów przy informatyzacji instytucji wynika właśnie z tego, że zamawiający nie jest w stanie przewidzieć zmian, jakim będzie podlegać zamawiana przez niego usługa.
- Narzędzia diagnostyczne są już stosowane i to z dobrym skutkiem. Wystarczy wymienić ZUS, ARiMR, czy Ministerstwo Finansów gdzie przy procesie informatyzacji skorzystano z metody punktów funkcyjnych – mówi Wigurski. - Natomiast stosowanie kryterium ceny prowadzi do patologii. Dochodzi do sytuacji klinczu gdzie obie strony, czyli oferent i zamawiający wzajemnie się blokują, a w miarę rozwoju sytuacji zmieniają się wzajemne ustalenia. Takiego toksycznego związku często nie można zerwać, bo doprowadziłoby to do unieważnienia przetargu i katastrofalnych opóźnień. Dlatego proponowałbym ograniczanie ilości oferentów, którzy mogą brać udział w przetargu. Chodzi o to, żeby rozmawiać z oferentami, którzy posiadają możliwości i wiedze niezbędne do realizacji zamówienia – mówi wiceprezes Atosa.
Jednym z przykładów infopatologii jest ostatni przetarg na informatyzację Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przetarg dotyczył m.in. obsługi systemu EPWD, który dotychczas był realizowany przez firmę Asseco Poland, polskiego potentata na rynku IT. Asseco nie dość, że nie wystartowało w przetargu, to jeszcze postanowiło go zaskarżyć, wskazując, że został źle przygotowany. Innego zdania jest zamawiający i wygrany, czyli firma Atos.
Sprawa trafiła na wokandę a przetarg utknął w martwym punkcie. – To dowód na to, że procesy przetargowe, jeśli chodzi o informatyzacje, wymagają pilnych zmian – mówią eksperci. - W innym przypadku będą ciągnęły się przez lata, proporcjonalnie do kolejki petentów.
