W tym artykule przedstawimy standardy i najlepsze praktyki związane z przechowywaniem dokumentacji medycznej, uwzględniając obowiązujące przepisy prawne.
Zrozumienie okresu przechowywania dokumentacji medycznej
Okres przechowywania dokumentacji medycznej jest regulowany przez ustawodawstwo i zależy od charakteru dokumentu. Ogólna zasada mówi, że przechowywanie dokumentów tego typu powinno trwać przez okres 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Istnieją jednak wyjątki, jak dokumentacja w przypadku zgonu pacjenta (przechowywana przez 30 lat) czy dokumentacja dzieci do 2. roku życia (przechowywana przez 22 lata).
Standardy zabezpieczenia i przechowywania akt
Dokumentacja medyczna wymaga szczególnego zabezpieczenia. Powinna być przechowywana w miejscu zabezpieczonym przed dostępem osób nieupoważnionych oraz przed czynnikami zewnętrznymi, które mogą spowodować jej uszkodzenie lub zniszczenie. Ważne jest również zapewnienie odpowiednich warunków dla fizycznej archiwizacji dużej ilości dokumentów.
Kluczowe aspekty przechowywania dokumentacji medycznej
- Zabezpieczenie przed dostępem nieuprawnionych - dokumentacja musi być przechowywana w miejscu niedostępnym dla osób nieupoważnionych.
- Ochrona przed czynnikami zewnętrznymi - dokumenty powinny być chronione przed światłem, wilgocią i innymi czynnikami, które mogą je uszkodzić.
- Etykietowanie i katalogowanie - dokumenty powinny być odpowiednio oznakowane i skatalogowane, aby ułatwić ich szybkie odnalezienie.
- Regularne przeglądy - należy regularnie przeglądać dokumentację i usuwać te dokumenty, które przekroczyły okres przechowywania.
- Dostępność dla upoważnionych osób - dokumentacja powinna być łatwo dostępna dla personelu medycznego i pacjentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Przechowywanie a RODO
RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) wprowadza dodatkowe wymagania dotyczące ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej. Zgodnie z RODO, dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez okres niezbędny do wykonania danego świadczenia medycznego, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z ustawy krajowej.
Outsourcing przechowywania dokumentacji medycznej
W obliczu złożoności przepisów i konieczności zapewnienia odpowiednich warunków do przechowywania dokumentacji medycznej, wiele placówek medycznych decyduje się na outsourcing tej usługi. Specjalistyczne firmy oferują kompleksowe usługi przechowywania, zapewniając zgodność z przepisami i bezpieczeństwo dokumentacji.
Podsumowanie
Przechowywanie dokumentacji medycznej to złożony proces, wymagający znajomości przepisów prawnych i stosowania najlepszych praktyk. Zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, ochrona danych wrażliwych oraz regularne przeglądy dokumentacji to kluczowe elementy, które pomagają w utrzymaniu standardów i zapewnieniu bezpieczeństwa informacji medycznych. Outsourcing przechowywania dokumentacji może być efektywnym rozwiązaniem dla wielu placówek, które chcą skupić się na swojej podstawowej działalności medycznej
